Excel公式函數:13個上班族和學生必學的Excel技巧

Microsoft Excel是職場中必備的文書軟體,而Excel的公式數百種,究竟要從哪些Excel函數開始下手學習?如何處理報表、訂單、專案進度管理,就是許多辦公新手困擾的課題。

今天整理了Excel最常用的公式函數,先學會了這些Excle基礎技巧,一定能在處理文書工作上事半功倍、超越預期的成效,大家趕緊將以下的Excel公式學起來吧。

 

SUM:加總所選的儲存格數字

公式:=SUM(儲存格,儲存格….) or  =SUM(儲存格:儲存格)

範例一、合計橘子+蘋果+香蕉+芭樂+奇異果共有多少個,在B7儲存格中輸入=SUM(B1:B5)

 

範例二、合計橘子+香蕉+奇異果共有多少個,在B7儲存格中輸入=SUM(B1,B3,B5)

 

AVERAGE:計算所選儲存格數字的平均值

公式:AVERAGE(儲存格,儲存格….)

範例一、全部的水果,平均一個水果多少元,在B7儲存格中輸入=AVERAGE(B1:B5)

 

範例二、橘子、柳丁、奇異果合計,平均一個多少元,在B7儲存格中輸入=AVERAGE(B1,B3,B5)

 

COUNT:計算含有數字、日期的儲存格個數

公式:COUNT(儲存格,儲存格….)

範例一、計算A欄含有數字、日期的儲存格個數(不含文字),在G2儲存格中輸入=COUNT(A1:A6)

 

範例二、計算2列含有數字、日期的儲存格個數(不含文字),在G2儲存格中輸入=COUNT(A2:D2)

 

COUNTA:計算所選範圍有多少個儲存格是有資料的

公式:COUNTA(儲存格,儲存格….)

範例一、計算A欄含有數字、日期的儲存格個數(含文字),在G2儲存格中輸入=COUNTA(A1:A6)

 

範例二、計算2列含有數字、日期的儲存格個數(含文字),在G2儲存格中輸入=COUNTA(A2:D2)

 

IF:將儲存格設定條件,自動分類符合及不符條件的資料

公式:=IF(儲存格=條件,符合的結果,不符合的結果)

範例一、核對所有品項是否為蘋果,於C2儲存格中輸入=IF(A2=”蘋果”,”是”,”不是”),如果想知道其他品項結果可將C2欄位公式下拉,或是於不同的結果欄位將公式中的A2更改成A3、A4、A5….,以此類推。

 

範例二、核對所有天氣是否為晴天,於C2儲存格中輸入=IF(A2=”晴天”,”O”,”X”),如果想知道其他天氣結果可將C2欄位公式下拉,或是於不同的結果欄位將公式中的A2更改成A3、A4、A5….,以此類推。

 

COUNTIF:計算有設定條件的儲存格個數

COUNTIF就是COUNT跟IF的組合。

公式:=COUNTIF(所選儲存格範圍,條件)

範例、計算所有天氣中為晴天的天數共有幾天,於E2儲存格中輸入=COUNTIF(C2:C13,”O”)

 

SUMIF:加總有設定條件的儲存格資料

SUMIF就是SUM跟IF的組合。

公式:=SUMIF(所選儲存格範圍,條件,合計儲存格範圍)

範例、想知道所有水果的數量共有多少,於G2儲存格中輸入=SUMIF(C2:C8,”水果”,E2:E8)

答案就是橘子+蘋果+芭樂+奇異果+香蕉的數量,共150

 

MAX:找出所選儲存格中的最大值

公式:=MAX(所選儲存格範圍)

範例、所有進貨數量中,最多的數量是多少,於G2儲存格中輸入=MAX(E2:E6)

 

MIN:找出所選儲存格中的最小值

公式:=MIN(所選儲存格範圍)

範例、所有進貨數量中,最少的數量是多少,於G2儲存格中輸入=MIN(E2:E6)

 

NOW:目前的日期及時間

直接在儲存格輸入=NOW()

括弧內不需加入任何數值,就會顯示目前的日期及時間

範例、想知道目前的日期及時間,於G2儲存格中輸入=NOW()

 

TODAY:目前的日期

直接在儲存格輸入=NOW()

括弧內不需加入任何數值,就會顯示目前的日期

範例一、想知道目前的日期,於G2儲存格中輸入=TODAT()

 

範例二、假使今天是2020/5/19,想要計算橘子進貨日期至今共多少天,於G2儲存格中輸入=TODAT()-A2

 

ISNUMBER:所選儲存格內的資料是否為數字

公式:=ISNUMBER(所選儲存格)

如果所選儲存格為數字則會顯示TRUE,不是數字會顯示FALSE

範例、想知道A欄中的所有資料是否為數字,於C2儲存格中輸入=ISNUMBER(A2),如果想知道其他結果可將C2欄位公式下拉,或是於不同的結果欄位將公式中的A2更改成A3、A4、A5….,以此類推。

 

VLOOKUP:找尋所選範圍內設定條件的資料

公式:=VLOOKUP(尋找條件, 所選範圍, 從所選範圍開始計算的行數總和, 絕對值)

絕對值:完全符合的話就在絕對值位置輸入FALSE或是0

範例、想知道所有進貨的品項中,芭樂進貨的數量有多少,於G2儲存格中輸入=VLOOKUP(“芭樂”,B2:E7,4,0)

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